Travail collaboratif & numérique : quels enjeux pour les projets artistiques?

Le projet collaboratif à 7, à 4 ou même à 2 personnes nécessite de l’organisation. La planification des séances de travail en commun, parfois liées –à tort- aux plages horaires qui permettent la présence de tous les membres de l’équipe, a pour conséquence une perte de temps importante au regard des avancées significatives du projet en lui-même.

Les outils numériques sont à même de réduire ces inconforts. Ils combinent accessibilité, diversité des usages et flexibilité. La sphère digitale étant un vaste monde, peut-être émettez-vous certaines réserves quant à la protection de vos données personnelles ?

L’arbitrage entre l’optimisation de votre mode de création et la protection de votre travail est-elle une vraie question ? Oui, mais des solutions existent pour vous permettre de concilier les 2.

Avant de vous lancer dans la recherche d’outils qui facilitent le travail collaboratif, posons les bases de votre problématique.

 

Créer en commun, quels enjeux ?

Vous êtes une équipe. Vous avez un objectif commun. Cependant, les moyens utilisés pour achever votre création artistique doivent pourvoir s’affranchir de 2 notions : l’espace et le temps. En effet, vous :

  • êtes multi-projets : vous débutez une nouvelle création, alors que le dernier spectacle tourne encore et que d’autres collaboration sont en préparation
  • êtes mobiles : la Bretagne, la France, le monde, les déplacements réguliers ou exceptionnels ne doivent pas être un frein à l’avancée vos projets
  • avez un emploi-du-temps unique… et vos collaborateurs.trices aussi, ce qui rend difficile les disponibilités communes
  • avez besoin de collecter, stocker vos données et de les partager en toute sécurité
  • voulez être en mesure d’optimiser la logistique de votre projet (prise de rdv, organisation de réunions)
  • vous souciez de vos données personnelles et émettez quelques réserves à les confier aux géants du web

Vos besoins

Il est nécessaire que vous puissiez utiliser des outils et des solutions permettant de :

  • Vous affranchir de la disponibilité de votre/vos co-équipiers.ières pour réaliser une partie du travail commun
  • Regrouper vos notes individuelles / le fruit de vos recherches et les rendre accessible auprès de l’équipe ou d’une partie de l’équipe
  • Faire aboutir le fruit d’une réflexion commune
  • Répondre à votre budget ou utiliser des solutions gratuites et/ou en accord avec votre philosophie autour de la protection de vos données sur le web

 

Les outils

Les outils proposés ci-dessous sont des exemples de solutions et vous permettent d’appréhender la multiplicité des choix offerts par le numérique. Ils ne représentent aucunement un panorama exhaustif. Ils existent en version gratuite, avec des fonctionnalités supplémentaires en mode payant. Deux niveaux de solutions sont présentées : les classiques des entreprises influentes du web, utilisées par une majorité d’internautes, et leur version libre, essentiellement développées par Framasoft.

A chacun de faire son choix en fonction de ses affinités techniques, philosophiques et opérationnelles, et de continuer la liste, au gré de ses besoins :

  • Stockage de vos données et travail en ligne : votre choix doit être guidé par l’espace dont vous avez besoin, en fonction des documents stockés (notes/supports vidéo ou audio…) et de leurs usages (accessibles et modifiables part tous les membres de l’équipe projet, stockage personnel…)
    • Google Drive ou Méga : vous pouvez utiliser un outil pour crypter vos données et éviter qu’elles ne soient stockées en clair
    • Versions libres : Owncloud.org. Fort de son succès, l’outil Framadrive ne permet plus la création de de nouveaux comptes d’utilisateurs.trices.
  • Organisation des projets
    • Trello : organisez vos tâches dans des colonnes (à faire, en cours, fait). Le système de cartes mobiles vous permet de les assigner à un ou plusieurs utilisateurs. Cet outil peut intégrer de nombreuses autres applications
    • Slack : espace collaboratif qui propose des chaînes de discussion privées ou publiques, appels vocaux et vidéo
    • Versions libres : Framaboard et Framateam
  • Planning et agenda
    • Google agenda / version libre : Framagenda : planifiez vos rendez-vous, indiquer des deadlines, confirmer des entretiens téléphoniques
    • Doodle / version libre Framadate : invitez votre équipe à une réunion, à une conférence téléphonique en proposant une série de dates
  • Brainstorming
    • Padlet / version libre Framemo : des post-it numériques qui vous permettent de contribuer ensemble à la naissance du projet par l’ajout d’idées, de notes courtes…
    • Framindmap : connaissez-vous les cartes heuristiques ? Elles permettent de se représenter d’un coup d’œil le projet en création et ses ramifications

D’autres versions libres de logiciels que vous utilisez peut-être déjà sont accessibles ici.

 

Travail collaboratif et sécurité : quels risques ?

Les  risques observés peuvent, entre-autres, prendre leur source dans :

  • Une défaillance technique de la plate-forme ou de l’outil choisi. A l’échelle des solutions proposées ci-dessous et des pertes générées auprès des entreprises en question, le risque est faible.
  • Des risques d’attaques extérieures ou d’usurpation de votre identité : protégez les comptes associés aux outils que vous utilisez par des mots de passe difficiles à retrouver
  • Les risques humains liés à la suppression d’un fichier par inadvertance ou à une mauvaise gestion des droits de modification/d’accès aux supports. Faites régulièrement le point en équipe et formez-vous ensemble à l’utilisation des outils

Quoiqu’il en soit, la notion de risque est à confronter avec vos propres enjeux et à évaluer en équipe, à l’aune de vos projets.

 

Alors, prêts.es à débuter ou à développer votre travail collaboratif grâce aux outils numériques ? S’il vous reste des doutes, testez plusieurs outils avant de faire votre choix, vous gagnerez en temps et en efficacité.

 

 

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